KATA
PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan ke hadirat
Tuhan Yang Maha Esa, karena atas limpahan
Rahmat dan Hidayah-Nya kami dapat menyelesaikan makalah ini dengan judul “Korespondensi
dan Bahasa Perangko Remaja” untuk dipersentasekan dalam mata kulaih Korespondensi bahasa Indonesia. Harapan
penulis semoga makalah ini dapat memberikan sumbangan yang berarti dan
berguna.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan
makalah ini masih banyak kekurangan baik dari segi materi yang disajikan
maupun dari struktur bahasa yangdigunakan, itu semua tidak lain disebabkan oleh
keterbatasan yang penulis miliki,untuk itu penulis sangat mengharapkan kritik,
saran dan koreksi yang membangundari para pembaca.Akhir kata mudah-mudahan
makalah ini dapat bermanfaat bagi para pembaca sekalian.
Team
Penyusun
Bulukumba, Oktober
2012
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar
Belakang
Didalam sistem kegiatan perkantoran, proses komunikasi
organisasisalah satunya komunikasi melalui tulisan yang
terwujud melalui surat-menyurat (korespodensi). Kegiatan ini
sangat penting dalam sebuah organisasi perkantoran karena korespodensi atau surat-menyurat merupakan rangkaian aktivitas yang berkenaan
dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai
dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga
sampai kepada pihak yang dituju. Selain itu, proses
korenpodensi, merupakan
sarana untuk mengirim atau memberi
informasi tertulis kepada atasan atau pihak lain, baik sebagai
laporan, pemberitahuan, permintaan, pertanyaan adalah surat.
Dalam penyusunan korespodensi harus mempehatikan
berbagai unsur-unsur dalam pembuatannya yaitu dari segi tulisan dan
pemakain bahasa yang harus
benar dan tepat. Dalam menulis yang berarti menulis, membentuk atau menyalin huruf, kata
atau angka yang dilakukan dengan pensil atau pena tetapi dalam perkembangannya mengalami perluasan sehingga kini mempunyai serangkaian arti pengkhususan
yang bisa bermakna melukiskan, menyampaikan, dengan
surat, menjadi pengarang dan menyusun atau merancang. Selain dari segi menulis proses bahasa pun perlu diperhatikan seperti ketepatan dalam penggunaannya memakai bahasa
yang baik serta benar. Oleh
karena itu korespodensi merupkan kebutuhan yang sangat mendasar dalam
perkantoran maka korespodensi harus di perhatikan secara baik karena apabila terjadi
gangguan dalam proses korespodensi pada sebuah perkantoran, maka akan terjadi
gangguan secara keseluruhan pada perkantoran tersebut.
B.
Rumusan
Masalah
Dalam makalah ini akan membahas berbagai permasalahan tentang korespodensi
diantaranya:
1.
Apa yang dimaksud
dengan korespondensi?
2.
Apa fungsi dan syarat-syarat surat?
3.
Bagaimana
korespondensi dalam bahasa perangko remaja?
C. Tujuan Penulisan
Tujuan dari makalah ini adalah untuk memberikan
informasi mengenai korespodensi
yang mencakup pengertian korespondensi, fungsi-fungsi
surat, Syarat-syarat surat, agar pembaca
mengetahui lebih dalam tentang korespodensi (surat
menyurat) serta bahasa perangko remaja
dalam korespondensi.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Pengertian Korespondensi
Korespodensi atau surat menyurat adalah salah satu
bentuk komunikasi dengan
mempergunakan surat sebagai alat, sedangkan dalam arti luas komunikasimerupakan
proses penyampai pendapat, pesan atau lambang yang
mengandung pengertian antar perseorangan atau golongan. Jadi, maka dapat ditarik kesimpulan,
bahwa korespondensi merupakan salah satu alat komunikasi yangsangat penting dan
setiap waktu dilakukan dalam tugas
sehari-hari.Apabila seorang pimpinan harus menyusun sendiri korespondensinyasampai
dengan hal yang sekecil-kecilnya tentu akan menyita waktu pimpinantersebut yang
sebaiknya dapat dipergunakan untuk tugas lain yang lebih penting. Diharapkan pimpinan cukup mengdiktekan pokok isis surat saja sedangkan penyusunan selanjutnya sampai kepada pengetikannya dapat diserahkan kepada staf atau pegawai lainnya termasuk pula kepada siapa tembusan ,alamat dan lampiran perlu
disampaikan.Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak
dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa
surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Oleh
karena itu perlu diusahakan agar dapat membuat suratdengan baik, sebab
penilaian negatif terhadap akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif
dalam organisasi.Bentuk komunikasi tertulis lainnya yang sering digunakan
selain surat,adalah memo, laporan, dan dll.
B. Fungsi dan syarat-syarat surat
Surat
berfungsi sebagai :
1. Wakil
dari pengirim/penulis.
2. Bahan pembukti.
3. Pedoman dalam mengambil
tindakan lebih lanjut.
4. Alat pengukur
kegiatan organisasi.
5. Sarana memperpendek
jarak ( fungsi abstrak ). Mengingat
betapa pentingnya peranan surat tersebut, maka siapapun yangmenulis surat perlu
berusaha untuk menghasilkan surat yang sempurna, agar dapatmencapai
sasaran sesuai dengan kehendak kita/organisasi.
Syarat
Surat
Surat
yang baik adalah :
1.
Obyektif
dan bukan subyektif.
2.
Sistematis susunan
isi surat.
3.
Singkat, tidak
bertele-tele.
4.
Jelas, kepada siapa,
dari mana, tentang apa.
5.
Lengkap isinya.
6.
Sopan.
7.
Wujud fisik yang menarik (kwalitas kertas, bentuk surat, ketikan dsb).
Untuk mengehasilkan surat yang memenuhi syarat seperti
yang telah diutarakan, maka penulisannyapun perlu memenuhi syarat sebagai
berikut:
1.
Menguasai permasalahannya.
2.
Menguasai bahasa
tertulis.
3.
Memiliki pengetahuan
tentang surat menyurat.
C.
Bahasa Perangko Remaja
Surat muda-mudi adalah surat-menyurat yang dilakukan oleh
remaja, termasuk dalam kelompok ini adalah;
1.
Surat perkenalan
2.
Surat persahabatan
dan
3.
Surat percintaan
Dalam penulisannya, surat muda mudi berbeda dengan surat menyurat yang
lainnya. Surat-surat jenis ini tidak bergantung pada etika ataubaturan
administrasi seperti layaknya surat-surat niaga. Jika surat muda-mudi dipenuhi
dengan etika atau tata aturan layaknya surat niaga tentu surat muda mudi akan
terbaca hambar atau kurang terasa ‘greget’ isinya.
Namun demikian, dalam kenyataan yang sesungguhnya, dalam penulisan surat
ini tetap harus memperhatikan sopan santun atau etika dalam berhubungan atau
berkorespondensi. Hal itu untuk menunjukkan bahwa pelaku korespondensi tersebut
adalah orang-orang yang beradab adanya.
Dalam penulisannya, bahasa untuk surat muda-mudi ini adalah bahasa remaja
atau bahasa khas anak muda yang biasanya terasa lebih merasuk ke dalam hati
penerima surat dalam penyampaian penulisannya. Surat remaja ‘seharusnya’ mempu
memikat atau menarik simpati penerima surat sehingga timbul respon seperti yang
diharapkan oleh pembuatnya.
Seperti yang terjadi dalam dunia ‘gaul’ para remaja dewasa ini, bahasa atau
ucapan-ucapan khas ‘gaya gaul’ kadang mewarnai penulisan surat-surat muda-mudi.
Hanya saja yang perlu disadari, mengingat tidak semua remaja mengerti arti
sesungguhnya dari bahasa gaul tersebut, maka pembuat surat sebaiknya
menghindari pemakaian bahasa gaul tersebut, kecuali ia yakin orang yang akan
menerima suratnya tersebut mengerti atau memahami makna bahasa gaul. Ini untuk
menghindari miscommunication.
Berikut ini diberikan contoh-contoh korespondensi gaya remaja . berikut
bahasa remaja yang sering mereka pergunakan :
Contoh
Surat Perkenalan
Bulukumba, 10 September 2012
Teruntuk
sahabat baru
GURUH SUKARNO
Di rumah
Salam kenal,
Sesaat
anda membaca surat ini, hati anda tentu dipenuhi kabut kebingungan atau
keheranan mendapat surat saya ini. Anda pasti akan bertanya-tanya dalam hati.
Siapa saya adanya serta mengapa surat ini ‘terpaksa’ anda terima?
Baiklah.
Anda tidak semakin penasaran, saya akan memperkenalkan diri terlebih dahulu.
Nama
saya; DEWI KARLINA. Saya seorang pelajar SMUN 3 Madiun kelas 2. Saya mengenal
anda lewat najalah remaja langganan saya. Yaitu KAWULA MUDA yang pada edisi 32
yang terbit hari Selasa. Minggu lalu pada artikel ALBUM KORESPONDENSI saya
melihat foto berikut data-data anda. Termasuk hobi anda yang salah satu anda
sebutkan adalah gemar berkorespondensi: Berbekal inilah saya layangkan
surat perkenalan ini dan saya yakin serta berharap, anda akan membalas surat
perkenalan ini.
Selain
itu, nama anda juga membuat saya semakin tertarik untuk melayangkan surat
perkenalan ini. Nama anda mengingatkan saya dengan seorang seniman serba bisa
Indonesia yang hebat dalam segala bidang seni, yaitu GURUH SUKARNO, putra
bungsu proklamator kita, Ir. SUKARNO.
Saya
salah seorang pengagum tokoh besar negri kita ini sekaligus juga pengagum
karya-karya seni GURUH SUKARNO, terutama dengan ciptaan lagu dan
tari-tariannya.
Saya
kira, cukup sekian dulu perkenalan saya ini. Saya sangat berharap anda akan
menerima perkenalan saya dan pula mendapat surat balasan anda.
Wassalam,
DEWI KARLINA
Contoh surat persahabatan:
Jakarta, 31 Januari 2012
Sahabat baikku:
DYAH UTAMI
Di rumah bahagianya
Salam kompak!
Gerimis turun
pada saat aku menulis surat ini, cuaca gerimis pula yang menjadi awal pertemuan
kita hingga berlanjut kearah persahabatan antara kita. Masih ingat dengan
kejadian itu kan?
Oh, ya,
apa kabarmu Dyah? Sehat-sehat saja kan? Sehat-sehat pula dengan semua anggota
keluargamu, kan? Aku harap, kesehatan, keberkahan akan senantiasa kepadamu
berikut keluargamu. Amin!
Sudah
agak lama aku tidak berkirim surat. Maafkan aku, bukan aku melupakan dirimu,
apalagi melupakan persahabatan yang lama kita bina, namun adanya kesibukan baru
yang kini kucoba untuk tekuni.
Penasaran?
Ingin tahu apa kesibukaan baruku? Ah, tak perlu melotot begitu dong, Non!
Tambah cakep entar! Aku terangkan, kok!
Begini,
iseng-iseng aku mengantarka adik bungsuku (masih ingat kan namanya?) untuk
mengikuti lomba gambar, secara tak terduga aku bertemu dan berkenalan dengan
seorang ibu yang putrinya juga mengikuti lomba gambar tersebut. Alhamdulillah
atas karunia Allah SWT Adikku menjadi juara pertama dalam lomba gambar itu.
Sewaktu Ibu itu bertanya kepada Adikku siapa yang melatihnya menggambar selama
ini, Ia menunjuk aku!
Singkat
ceritanya, aku diminta oleh ibu itu untuk melatih putra-putri beliau dan juga
beberapa anak tetangga ibu tersebut di kompleks perumahan tempat beliau
tinggal!. Jadilah aku guru gambar amatir.
Eh,
ngomong-ngomong honornya lumayan besar lho, Non! Cukup untuk mentraktir kamu
bakso semangkok plus segelas es sirop! He..he..he...! bercanda, lho! Seriusnya,
dengan honor yang aku terima, aku dapat membayar SPP-ku sendiri dan membeli
peralatan gambar yang telah lama kudambakan! Alhamdulillah! Hitung-hitung
membantu beban keuangan keluargaku.
Bagaimana
dengan latihan tarimu, Dyah? Masih terus saja; kan? Dari hati terdalamku aku
salut dan kagum denganmu yang dari dulu tetap setia dari dulu menekuni
tari-tarian tradisional negara kita. Kalau boleh aku usul seperti ucapan orang
tua layaknya, teruskan usahamu itu karena dengan kesenian budaya asli Indonesia
akan tetap terjaga dan lestari selamanya!
Wuih,
benar-benar mirip orang tua ya aku ini!!
Kukira
cukup dulu sampai disini kabar dariku, lain waktu kita sambung lagi hingga
persahabatan kita akan semakin kompak adanya. Believe me, yuo are still my best
friend!
Kompak terus!
SATRIA PUTU WIJAYA
Contoh surat
percintaan:
Solo, 28 Maret 2012
Kekasih yang senantiasa
menghiasi hari-hariku
RIKA ERAWATI
Di Lampung
Adinda Rika tercinta,
Dengan bayangan senyuman
manismu yang senantiasa tergambar dalam ingatanku, kutulis surat pelepas rindu
ini.
Apa kabarmu, yang?
Sehat-sehat saja, kan? Penuh tulus doa kupanjatkan kehadirat Ilahi Robbi,
kiranya Dia senantiasa memberikan rahmat, berkah dan karunia-Nya untuk kekasih
tercintaku berikut keluarganya.
Suratmu yang terakhir
kuterima seminggu yang lalu. Itu merupakan benar-benar obat rindu yang sangat
menyejukkan hatiku. Bagai musafir yang tengah dahaga di padang pasir nan luas
mendapatkan air nan sejuk lagi melegakan. Jadi tidak aneh jika tingkah lakuku
sendiri menjadi tak dapat aku kendalikan dengan mencium suratmu berulang kali!
Yang membuat aku seolah
kian kesurupan akibat kegirangan, manakala kulihat dua perangko dipojok kanan
atas pada amplop suratmu! Apakah ini kesengajaanmu ataukah hanya karna ketidak
sengajaan adindaku saat menempelkannya?
Adindaku yang tercinta,
Sekitar tiga bulan lagi
aku akan mudik ke Lampung. Berkenaan dengan masalah dua perangko dipojok kanan
atas itu, apakah hal itu berarti membuka peluang bagi ayah bundaku untuk datang
resmi ke rumahmu? Sekiranya hal itu terjadi, alangkah berbunga-bunganya hatiku
dan jenjang pintu gerbang menuju mahligai yang kita dambakan selama iini.
Adindaku, kutunggu
jawabanmu!
Peluk cium kekasih setiamu,
AMIR RINALDI
BAB III
PENUTUP
A.
Simpulan
Korespodensi atau surat menyurat adalah salah satu bentuk dengan mempergunakan surat
sebagai alat, oleh karena itu korespondensi merupakan salah satu alat komunikasi yang sangat penting dan setiap
waktu dilakukan dalam tugas
sehari-hari dalam kantor.
Surat merupakan salah
satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari
satu pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengandemikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantumemperlancar
tercapainya tujuan organisasi.
Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif
terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.
B.
Saran
Berdasarkan kesimpulan diatas, maka korespondensi sangatlah penting dalam suatu organisasi karena
surat-menyurat merupakan salah satu bagian dari proses komunikasi dalam
organisasi yang berbentuk tulisan, proses korespondensi iniI
lebih diutamakan untuk lingkungan ekstern organisasi yang sangat berpengaruh dalam menciptakan link organisasi.
Dengan adanya korespondensi yang baik dan rapi, maka dapat mendukung tercapainya tujuan
organisasi yaitu bisa bertahan(Survival) dan bisa tumbuh berkembang (Growth).
DAFTAR PUSTAKA
Soedarmayanti, M.Pd. 2001. Dasar-Dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Bandung:Mandar Maju Mils, Geoffrey dkk. 1990.
Manajemen Perkantoran Modern. London:
PitmanPublishing Limited.Gie,
The Liang. 2000.
Administrasi Perkantoran Modern . Yogyakarta:
LibertyYogyakarta
Tidak ada komentar:
Posting Komentar